Bản Sao Có Công Chứng, Chứng Thực

Định nghĩa

Bản sao có công chứng, chứng thực là khái niệm dùng để chỉ bản sao của một tài liệu hoặc văn bản gốc đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc tổ chức hành nghề công chứng xác nhận về tính chính xác, hợp lệ của bản sao đó so với bản chính. Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, có hai hình thức chính để xác nhận bản sao: Công chứng bản sao từ bản chính là việc công chứng viên của Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng chứng nhận bản sao là đúng với bản chính theo quy định tại Điều 2 và Điều 42 Luật Công chứng năm 2014. Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật chứng nhận bản sao là đúng với bản chính theo quy định tại Điều 2 và Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Mặc dù có hai hình thức riêng biệt với thẩm quyền khác nhau, trong giao dịch dân sự và hành chính, khái niệm “bản sao có công chứng, chứng thực” thường được sử dụng chung để chỉ một bản sao đã được xác nhận về nội dung y hệt bản chính, có giá trị pháp lý để sử dụng thay thế bản chính trong một số trường hợp nhất định.

Điều kiện áp dụng

• Về bản chính: Bản chính phải là giấy tờ, văn bản hợp pháp, không bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ theo khoản 3 Điều 18 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 25 Luật Công chứng 2014. Bản chính không bị hư hỏng đến mức không thể xác định rõ nội dung hoặc không đọc được. Bản chính không thuộc các trường hợp pháp luật quy định không được công chứng, chứng thực, bao gồm: bản chính là giấy tờ giả, bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ; bản chính bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung; bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp; bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; bản chính là hợp đồng, giao dịch vô hiệu; giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế) theo Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
• Về người yêu cầu: Người yêu cầu công chứng, chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản cần sao y theo Điều 42 Luật Công chứng 2014 và Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Người yêu cầu phải có đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật.
• Về thẩm quyền: Đối với công chứng bản sao, do công chứng viên của Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng thực hiện theo khoản 1 Điều 42 Luật Công chứng 2014. Đối với chứng thực bản sao, do Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện theo Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
• Về thủ tục: Người yêu cầu nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền. Cán bộ tiếp nhận kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao (do người yêu cầu tự chuẩn bị hoặc do cơ quan thực hiện sao chụp). Nếu đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu và ghi số chứng thực vào bản sao.

Hậu quả pháp lý

• Giá trị pháp lý: Bản sao được công chứng, chứng thực có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác theo Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Điều này có nghĩa là, trong hầu hết các trường hợp, việc nộp bản sao đã được công chứng hoặc chứng thực là đủ để chứng minh nội dung của bản chính, giảm thiểu việc phải xuất trình bản chính nhiều lần.
• Cơ sở cho các giao dịch và thủ tục hành chính: Là căn cứ để các cá nhân, tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình trong các thủ tục hành chính, tố tụng, giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại.
• Trách nhiệm của cơ quan thực hiện: Cơ quan, tổ chức thực hiện công chứng, chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính tại thời điểm công chứng, chứng thực.
• Trách nhiệm của người yêu cầu: Người yêu cầu phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của bản chính mà mình xuất trình để công chứng, chứng thực. Nếu bản chính là giả mạo hoặc có nội dung trái pháp luật, người yêu cầu có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Được tham chiếu bởi ban_an_so_01_2017_kdtm